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拍卖资料管理规范

  拍卖资料管理规范(试行)        

一、拍卖资料的内容
1.委托拍卖合同,或者是委托拍卖函、人民法院的协助执行通知书。委托人的有关资料、登记表、证照复印件等。标的的保管、保险、移交等事项的有关资料。
2.拍卖公告。包括刊登公告的剪报或复印件;或是电视录像、电台广播录音。
3.标的资料。包括标的目录,标的有保留价的,应有保留价确认书;标的要求评估或鉴定的,应具备评估或鉴定报告;标的需要确认所有权或处分权的,应具备委托人对标的享有所有权或处分权的证明;标的拍卖需要批准的,应具备有关部门的批准文件。
4.查看拍卖标的的有关资料。包括查看人的登记资料等。
5.竞买登记记录。包括竞买人姓名、竞买牌号、联系电话、身份证明复印件、竞买保证金收据复印件等。如果是委托代理竞买的,还应具备委托授权书,以及委托人和代理人姓名、联系电话、身份证明复印件等。
6.拍卖规则。根据标的不同,还应包括拍卖有关注意事项,或是拍卖人与竞买人签署的竞买协议书,或是竞买人签署的竞买规则确认书等。
7.拍卖笔录(见附表1)。应包括拍卖师和记录人的签名;拍卖成交的,还应包括买受人的签名。
8.成交确认书(见附表2)。应由买受人和拍卖人签署。
9.移交标的的资料。应保存标的交割的有关书面材料,包括提货单、产权变更的合同标准文本、相关证照副本复印件。标的款及佣金付款凭证复印件。
10.流拍、中止和终止拍卖的有关资料。
二、拍卖资料的管理
1.管理方式
(1)以拍卖会为单元将拍卖的档案内容资料整理存档。
(2)以档案的各项内容为单元,按照年度或月度分类存档。
2.管理要求
1资料真实、准确、完整,查阅方便。
2每个企业(含分支机构)的档案管理方式必须是两种方式之一,不可混用。
3每个拍卖档案均应建立档案目录和编号。编号应体现时间性或主要标的的属性等。
3.存档时间
自委托拍卖合同终止之日起计算,不得少于五年。
4.检索
企业应建立档案索引。有条件的应建立主要计算机档案索引和主要拍卖指标数据库。主要拍卖数据库应包括:档案编号、拍卖会时间和地点、拍卖师姓名、标的名称、委托人名称、评估价、保留价、成交价、买受人名称和竞买牌号、买方佣金额、卖方佣金额、交割日期等;暂时不具备条件的企业也应积极创造条件,争取尽快实现档案的电子化管理。

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